ERP alias Enterprise Resources Planning atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh.

Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul
fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah
perusahaan/organisasi.

Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur.

Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka
MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama
kali oleh Gartner Group.

Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan
sistem ERP? Atau modul-modul standar apa saja yang biasa terdapat dalam
sistem ERP?

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem
informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional)
di sebuah lembaga.

Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit
fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan
informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di
perusahaan yang menerapkannya.

Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak komputer
yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya secara
terperinci saja.

ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing).

Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).

Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP
akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan
otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan
yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa
apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga
akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

  1. Keuangan
    • Akuntansi Finansial

      • Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
      mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
      menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.

      Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal
      maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal
      harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual.

      Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan
      modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP.
      Contohnya antara lain adalah modul POS (point of sale) saat memproses
      transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut
      dengan modul akuntansi finansial.

    • Kontrol

      • Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
      dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek,
      dsb.

    • Fixed Asset Management

      • Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya
      yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam
      modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
      penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

  2. Logistik

    3. Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses
    pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh
    perusahaan.

  3. Sumber Daya Manusia

    4. Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
    pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan
    dan pemrosesan gaji.

    Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia
    seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
    bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja
    dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

  4. Business Process Support

    5. Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja
    dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas
    setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

  5. Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

    6. SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.

    Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.

    Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan
    logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta
    efisiensi bagi perusahaan.

  6. Dukungan E-Commerce

    7. Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah
    tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang
    efektif.

    Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung
    berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan
    biaya yang cukup signifikan.

    Misalkan kepala gudang perusahaan A ingin mengadakan material
    produksi yang diproduksi oleh perusahaan B, perusahaan C dan perusahaan
    D. Kepala gudang perusahaan A tersebut kemudian login ke dalam situs
    web e-commerce perusahaan B, perusahaan C serta perusahaan D untuk
    memesan material yang diperlukan tersebut.

    Kepala gudang perusahaan A dapat memperoleh ketersediaan produk dan harga secara langsung dari masing-masing produsen tersebut.

    Hal tersebut tentunya dapat memotong anggaran yang cukup besar
    karena akan selalu memperoleh harga yang bersaing dengan jumlah dan
    mutu terbaik.